WEB制作の確認ノート
Webサイト納品時に渡すものは？連絡前に確認する引き継ぎチェック
Webサイトが完成しても、URLを送るだけでは相手がその後の更新や管理に迷うことがあります。一方で、すべての制作データや管理権限を渡すことが、いつも今回の依頼に含まれるとは限りません。納品前には、合意した制作範囲を読み返し、「何を渡すか」「何を確認してもらうか」「今後誰が管理するか」を整理しましょう。確認したいのはファイルの数よりも、受け取った人が次の作業を判断できる状態かどうかです。
まず、納品と公開の予定を確認する
納品用ファイルを渡す日と、本番サイトを公開する日は同じとは限りません。例えば、既存サイトから新サイトへ切り替える場合、公開日時や切り替え担当を別に決めていることがあります。連絡前に、今回が「確認用の共有」「納品物の提出」「本番公開の完了」のどの段階かを整理します。まだ公開していないものを公開済みと表現しないよう、件名にも現在の状態を入れます。
渡すものを一覧にする
基本になるのは、今回の範囲に含まれる成果物です。サイトのURL、納品ファイルの共有先、更新方法の説明など、合意したものを列挙します。元データを含めるか、どの形式で渡すかは、依頼時や制作中に確認した内容に合わせます。素材や外部サービスに利用条件がある場合は、引き継ぐべき情報も確認します。条件が分からないものを、自由に再利用できるとして渡すのは避けましょう。
共有フォルダを使うなら、相手が開ける権限になっているか、途中版や不要な個人情報が混ざっていないかを確認します。ファイル名には用途が分かる名称を付け、複数ある場合は「最初に読む案内」から各ファイルをたどれるようにすると整理しやすくなります。
管理する人と、アクセスの扱いをそろえる
架空の教室サイトを例にすると、サイトの文章更新は教室担当者、サーバーの更新手続きは別の管理担当者、という分担も考えられます。誰が何を担当するかが未定なら、納品連絡の中で決定済みのように書かず、確認事項として残します。ドメインや外部サービスの更新時期についても、確認できた情報と未確認の情報を分けます。
アクセスを引き継ぐときは、利用するサービスの招待機能など、双方で確認した方法を使います。通常のメール本文にパスワードを並べて送る形は避け、作業用アカウントを残すか削除するかも相談します。削除する場合は、後続作業への影響と担当者を確認してから進めます。
確認してもらう点を連絡に添える
納品の案内には、成果物の場所だけでなく、相手が確認する内容を短く付けます。例えば、次のような構成です。
［案件名］の納品物をご案内します。成果物一覧は［共有先］、更新方法の案内は［資料名］にまとめました。［確認項目］をご確認いただき、気になる点があれば［連絡方法］でお知らせください。現在の未完了事項は［内容／なし］です。今後の対応範囲と窓口は［案内先］をご確認ください。
文面中の「なし」は、本当に未完了事項がない場合だけ使います。表示やリンク、フォームなどの確認を実施した場合は、実際に見た環境と範囲を記録します。未確認の環境まで動作確認済みと広げないことも大切です。
送付前のチェック
- 合意した成果物がそろっている
- 共有URLと閲覧権限を確認した
- 元データや素材の扱いが確認内容と一致している
- 未完了事項と、今後確認することが分かる
- 更新・保守の担当と連絡先を案内できる
- 相手にしてほしい確認を具体的に書いた
納品後に追加の相談が来た場合も、今回の確認対応に含まれる内容か、新しい依頼かを整理してから進めます。今回の内容を一度まとめておくと、後から問い合わせが来たときに、どこまで対応したかを読み返せます。
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制作にAIを使用しています。例は説明のための架空のものです。